La TVA sur les notes de frais

La TVA sur les notes de frais

Étudier la TVA sur les notes de frais revient à connaitre les règles générales de déductibilité, ainsi que d’analyser celles qui sont spécifiques à certaines dépenses qui figurent en note de frais.

Les règles relatives à la récupération de la TVA sur les notes de frais doivent être parfaitement maîtrisées, sinon l’entreprise s’expose à d’importants désagréments, en cas de contrôle fiscal.

Règles de base sur la récupération de la TVA sur les notes de frais

La récupération de la TVA sur les notes de frais est possible que si :

  • Les dépenses concernées ont été effectuées pour les besoins de l’entreprise, qu’elles soient correctement justifiées par des factures au nom de l’entreprise et qu’elles indiquent ostensiblement le montant de la TVA payée.
  • Et la TVA exigible chez le fournisseur qui a émis la facture.

En termes d’exigibilité, les règles diffèrent en fonction de la nature de la dépense.

Règles de récupération spécifiques à certains types de notes de frais

Les notes de frais qui doivent faire l’objet d’une analyse spécifique sont les frais de carburant, les dépenses de déplacement et de stationnement, les dépenses d’hébergement et les frais de réception. Celles-ci viennent compléter les règles de base vues précédemment doivent également être respectées.

La TVA sur les frais de carburant n’est récupérable que s’il s’agit du gazole, du gaz de pétrole liquéfié (GPL), ou du Super Éthanol 85. Dans les deux premiers cas, la récupération est totale, tandis que pour le deuxième carburant, elle est permise à hauteur de 80 %. Lorsque le GPL est à l’état gazeux, la TVA n’est récupérable qu’à 50 % pour les véhicules de tourisme (et à 100 % pour les véhicules utilitaires). Pa contre, la TVA n’est jamais récupérable lorsque le carburant est de l’essence.

Les dépenses de déplacement en avion, bateau ou en train ne peuvent être récupérées, puisque celle-ci ne sont pas assujetties à la TVA. Il en est de même pour les indemnités kilométriques demandées sur les notes de frais ne supportent pas la TVA, il n’y a donc également pas de récupération de TVA sur ces dépenses.

La TVA sur les dépenses en hébergement est récupérable en partie, sur la fraction qui est relative aux prestations obtenues auprès des partenaires ou prospects de l’entreprise.

Les dépenses de stationnement donnent droit à une récupération de la TVA que si les lieux de stationnement sont des emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel. Lorsqu’elle grève les dépenses de péage, la TVA est normalement récupérable.

La TVA sur les frais de réception engagés par le salarié ou le dirigeant lorsqu’il est en mission, est récupérable, à condition que leur caractère professionnel soit prouvé et que les factures libellées au nom de l’entreprise mentionnent l’identité et la qualité des bénéficiaires,

Remarque : lorsqu’une note de restaurant est inférieure à 150 euros, un ticket de caisse mentionnant le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC, suffit à exercer le droit à déduction.

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