La refacturation de frais

La refacturation de frais

Lorsqu’une entreprise vend des biens ou preste des services, il peut arriver que de façon accessoire à la facturation de ces opérations qu’elle effectue une refacturation de certains frais à ses clients. Il s’agit de frais qui ont été engagés en son nom pour le compte de ses clients, que cette dernière récupère en les refacturant aux clients concernés.

Dans les lignes suivantes, vous trouverez les principes de base de la refacturation de frais à travers les montants de frais qui peuvent être refacturés, le traitement de la TVA sur la refacturation des frais, la manière dont on doit procéder à une refacturation de frais, ainsi que le traitement comptable de cette opération.

Le montant des frais refacturés

L’entreprise a le choix entre deux options pour effectuer une refacturation de frais. Elle peut refacturer au client le montant exact des dépenses qu’elle engage pour son compte ou demander une marge additionnelle à ses clients.

Dans le premier cas, le montant à refacturer est hors-taxe si l’entreprise récupère la TVA sur les dépenses qu’elle engage, sinon elle doit refacturer au client les frais engagés sur la base de leur montant TTC. Dans le second cas, la marge correspondante sera soumise à l’impôt sur les bénéfices, avec le risque de courir un risque commercial.

La TVA sur les refacturations de frais

Sauf si l’entreprise n’y est pas assujettie à la TVA, les refacturations de frais sont soumises au taux normal d’imposition. C’est le cas notamment des autoentrepreneurs. Cela est possible puisque la base d’imposition à la TVA comprend tous les frais acquittés par le client. Ainsi, les dépenses qui sont destinées à être refacturées peuvent être considérées comme des compléments de prix ou comme des frais accessoires demandés aux clients.

Comment procéder à la refacturation des frais ?

La refacturation des frais aux clients peut être réalisée de deux manières. Elle peut l’effectuer de façon conjointe avec les services ou les ventes qui ont occasionné ces dépenses, sur la même facture au titre de frais accessoires. L’autre solution consiste à adresser une facture unique et séparée au client, pour signifier et documenter la refacturation des frais.

Il est important de notifier que les factures de refacturation doivent respecter les mêmes règles que les factures initiales.

Traitement comptable des refacturations de frais

Une refacturation de frais est un produit tout comme la vente ou la prestation qui a suscité les dépenses refacturées. Toutefois, il doit être comptabilisé dans un compte de classe 7 distinct de celui utilisé pour la comptabilisation de la vente ou de la prestation, afin que le calcul de la marge commerciale ne soit pas biaisé.

Pour suivre d’une manière plus efficace les opérations de refacturation, il faut utiliser un compte dédié aux refacturations de frais et en contrepartie d’un compte de charges utilisé uniquement pour comptabiliser les dépenses engagées qui ont fait l’objet de la refacturation.

  • l’écart positif indique que l’entreprise marge sur les refacturations de frais (ou qu’elle en a trop refacturé),
  • l’écart négatif indique que l’entreprise doit encore refacturer des frais à ses clients.

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