Gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais

De nombreuses entreprises se trouvent confrontées dans leur exploitation aux notes de frais, alors que leur gestion présente des spécificités qu’il est impérieux de connaitre. Dans les lignes suivantes, il vous sera présenté les règles fiscales et sociales qui s’appliquent aux principales notes de frais, après que celles-ci aient été expliquées de façon succincte et que leur mode d’établissement ainsi que l’organisation qui se doit de les soutenir ait été détaillé.

Définition et éligibilité des notes de frais

Toute dépense engagée par un dirigeant ou un salarié d’une entreprise, lorsqu’il est en déplacement ou en mission pour l’entreprise, est réputée être une note de frais. Elles doivent être remboursées à la personne qui les a engagées à condition d’être valable.

Pour être reconnues effectivement comme des notes de frais, ces dépenses doivent avoir été effectuées dans l’intérêt de l’entreprise, dans le cadre des activités qui sont en rapport avec la mission et doivent pouvoir être prouvées par des justificatifs.

Organisation autour de la gestion des notes de frais

Il est impératif que la gestion des notes de frais soit assise sur une organisation structurée et bien cordonnée. Cette organisation doit prévoir dès le démarrage de l’entreprise, les personnes en charge des différents traitements à réaliser, les tâches qui leur sont dévolues et les procédures à suivre. Les procédures doivent présenter entre autres :

  1. Les règles d’établissement ;
  2. Les dépenses éligibles ;
  3. Les justificatifs acceptés ;
  4. Les modes de remboursement.

Établissement des notes de frais

Les notes de frais sont établies par les personnes qui les ont engagées dès le retour de mission, ou de façon cumulées en fin de mois, en fonction des procédures de l’entreprise, puisqu’aucune règle légale n’existe en la matière. Elles peuvent être effectuées de façon automatique dans le logiciel de gestion de l’entreprise ou de façon manuscrite, ou encore avec un tableur.

En outre, les différents justificatifs doivent être adjoints.

Les dépenses éligibles

  • Les dépenses de restaurant à condition que le motif de l’invitation et le nom des invités soient indiqués sur le justificatif, qui doit présenter les infirmations de location et d’appellation de l’établissement.
  • Les dépenses d’hébergement et de logement qui sont éligibles lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause d’un éloignement d’au moins 50 km ou lorsque son domicile n’est pas suffisamment par les transports en commun.
  • Les frais forfaitaires dont le barème de calcul est disponible sur le site de l’URSSAF, qui est actualisé chaque année. Toutefois, il faut préciser que les dirigeants assimilés salariés ne peuvent pas bénéficier de ce mode d’évaluation.
  • Les indemnités kilométriques qui sont admises lorsque la personne utilise son véhicule personnel. Ces dépenses sont destinées à couvrir les frais de carburant, d’entretien d’assurance ou de réparation du véhicule.
  • Tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise, susceptible d’être remboursé et appuyé par un justificatif, peut être intégré dans la note de frais.

Le remboursement des notes de frais

Le remboursement des notes de frais peut se faire de trois manières : le remboursement au réel, le remboursement forfaitaire, ou la déduction supplémentaire pour frais professionnels.

  • Le remboursement au réel consiste à rembourser exactement les montants dépensés.
  • Le remboursement forfaitaire consiste à effectuer un remboursement en se basant sur un barème forfaitaire. Ce dernier est mis à disposition pour l’URSSAF (voir point 2).
  • La déduction supplémentaire pour frais qui est plafonnée à 7 600 euros par an.

Régime fiscal et social

  • Les frais professionnels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise et le bénéficiaire n’est pas imposé au titre de l’IR.
  • Lorsqu’ils sont justifiés et dans la limite du barème de l’URSSAF, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales. Au-delà, les frais sont soumis aux cotisations sociales.
  • Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales
  • Les dépenses d’hébergement ou de logement sont exclues du droit à déduction. Il n’est pas possible de récupérer la TVA qui les grève.

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