Les différents inventaires à réaliser et comment procéder ?

Les différents inventaires à réaliser et comment les réaliser

L’objectif d’un inventaire est de dresser de façon exhaustive et détaillée, la situation physique et valorisée des éléments d’actif et de passif d’une entreprise, à une date donnée. Si le tableau de bord est un outil qui permet d’indiquer la performance d’une entreprise, l’inventaire est un outil de suivi et de contrôle du patrimoine de cette dernière.

Il existe plusieurs types d’inventaires qui peuvent être réalisés dans une entreprise. Chaque rubrique du passif et de l’actif d’une entreprise peuvent faire l’objet d’un inventaire. Les principaux inventaires concernent les stocks, les immobilisations et les encaisses physiques.

Importance de l’inventaire

Étant basé sur le principe de l’observation physique, c’est l’outil qui donne le plus d’assurance sur la réalité et la correcte estimation des éléments du patrimoine. Il est donc impératif qu’une entreprise réalise périodiquement des inventaires afin de s’assurer de la réalité, de l’exhaustivité et de la correcte valorisation de ses actifs et passifs.

Après avoir présenté ses principaux types d’inventaires, nous vous dirons comment les réaliser, en précisant les différentes étapes d’un inventaire, ainsi que les principes de base à respecter en distinguant les règles communes des règles spécifiques à chaque inventaire présenté.

Inventaire de caisse

Ce type d’inventaire est celui qui est réalisé de façon systématique dans la plupart des entreprises (SARL, SAS…), indifféremment de leur taille.

Objet

Les éléments de patrimoine qui sont concernés dans un inventaire de caisse sont l’ensemble des encaisses physiques qui sont détenues dans l’entreprise. Sont regroupées dans les encaisses physiques :

  • les sommes d’argent
  • Les moyens de paiement détenus physiquement (chèques ou effets non encaissés ou non remis.)
  • Certificats de valeurs mobilières de placement.

Périodicité

Les inventaires de caisse doivent être réalisés obligatoirement, une fois chaque année, selon la loi. Mais pour des besoins de gestion et afin d’assurer un bon environnement de contrôle interne, les inventaires de caisse doivent être réalisés quotidiennement par les personnes qui sont en charge de la tenue des avoirs en caisse et mensuellement par des personnes qui les supervisent ou qui n’interviennent pas directement dans cette tenue de caisse.

Il est également opportun de prévoir des inventaires inopinés.

Résultats

Les inventaires de caisse donnent lieu à l’émission d’une fiche d’inventaire de caisse qui présente de façon détaillée, le nombre d’encaisses physiques par valeur et type.

Inventaire des stocks

C’est un inventaire qui revêt un caractère très important, surtout dans les entreprises qui manipulent, de façon habituelle, le type d’actifs concernés.

Objet

L’inventaire des stocks concerne les marchandises, matières premières et produits finis ou encours qui sont la propriété de l’entreprise, quel que soit l’endroit où ceux-ci se trouvent, mais également ceux qui sont détenus dans les locaux de l’entreprise, sans qu’ils n’en soient la propriété.

Périodicité

Généralement l’inventaire des stocks est réalisé mensuellement et annuellement. L’inventaire annuel des stocks est une obligation légale.

Résultats

L’inventaire des stocks permet de produire un listing détaillé et valorisé des différents stocks, en précisant la quantité et la valeur de chaque type de stock, ainsi que son état. En effet, l’état du stock impacte fortement sa valeur, puisqu’il permet de constater des provisions pour dépréciation.

Inventaire des immobilisations

L’inventaire des immobilisations est l’un des plus complexes à réaliser, car il nécessite la maîtrise de beaucoup d’aspects techniques.

Objet

Sont concernées par l’inventaire des immobilisations, tous les biens qui sont enregistrés en immobilisations corporelles (matériel, installations et agencements, bâtiments et terrains) et en immobilisations financières (titres de participation…).

Périodicité

La loi demande que soit réalisé un inventaire des immobilisations, une fois chaque année.

Résultats

L’inventaire des immobilisations donne lieu à l’émission d’un état détaillé, en quantité et en valeur, des différents types et occurrences d’immobilisations détenues par l’entreprise.

Comment réaliser un inventaire ?

Quel que soit le type d’inventaire réalisé, les étapes à suivre sont les mêmes. En outre, la réussite d’un inventaire dépend de respect de certaines règles de base.

Étapes d’un inventaire

Un inventaire comporte trois étapes :

  • La préparation de l’inventaire qui comprend toutes les activités dont le but est de définir et fixer le cadre idéal de déroulement et de production des résultats de l’inventaire. Les activités principales sont la préparation des espaces d’inventaires, la définition des règles de prise et de finalisation d’inventaire, ainsi que la formalisation des rendus.
  • La prise d’inventaire qui comprend les activités d’identification, de comptage et de codification des actifs concernés.
  • La finalisation de l’inventaire qui comprend les activités de valorisation et d’élaboration des comptes-rendus d’inventaire.

Règles communes

Pour réussir un inventaire, il faut respecter certaines règles de base dont les plus essentielles sont :

  • Le double comptage systématique, par des équipes différentes, des biens à inventorier
  • La séparation des activités de prise d’inventaire et de valorisation.
  • L’utilisation de méthodes d’inventaire permanente.
  • L’élaboration systématique de procédures d’inventaire.

Règles spécifiques

  • L’inventaire des immobilisations doit donner absolument lieu à la codification des biens inventoriés selon une nomenclature prédéfinie.
  • Les inventaires de stocks demandent un travail important de préparation et de différenciation des aires de stockage ainsi que des éléments de stocks à inventorier.

Réaliser un inventaire soi-même ou se faire assister

Le fait de réaliser soi-même des inventaires ou de les externaliser dépend du volume des biens à inventorier, de leurs spécificités techniques par rapport aux compétences des équipes locales, et enfin, du besoin d’indépendance et de vraisemblance recherché.

Ce qui serait idéal, c’est de confier les inventaires annuels obligatoires à des professionnels extérieurs à l’entreprise.

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