Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?

Comment rédiger un procès verbal d’assemblée générale

Le procès-verbal d’assemblée générale est un document qui permet de certifier les décisions prises lors de cette réunion. Pouvant servir de preuve en cas de litige, il doit faire l’objet d’une bonne conservation. En effet, il constitue une preuve concrète du respect du droit des associés. D’ailleurs, sa rédaction doit se conformer scrupuleusement à un formalisme bien défini qui assurera sa validité. Il convient dès lors d’y faire figurer un certain nombre de mentions qui se révèlent obligatoires. Alors, comment bien rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ? Éléments de réponse.

Le contenu d’un procès-verbal d’assemblée générale

Afin d’être valide, un procès-verbal d’assemblée générale doit comprendre certaines mentions obligatoires. Effectivement, un PV d’assemblée mal rédigé risque d’invalider les décisions prises lors de cette réunion et d’être rejeté par le greffe. Néanmoins, il faut savoir que son contenu varie en fonction de la forme juridique de la société.

Cas général

D’une manière générale, un procès-verbal d’assemblée doit indiquer dans l’entête :

  • La dénomination sociale de l’entreprise
  • Son statut juridique
  • Le montant de son capital social
  • Son siège social
  • Son numéro SIREN suivi des inscriptions RCS et la ville du greffe d’immatriculation

Ensuite, il convient de préciser la nature de l’assemblée générale : extraordinaire, ordinaire ou mixte. Puis, la date et le lieu de la réunion ainsi que l’identité de tous les associés de la société (actionnaires présents ou représentés et actionnaires absents). Mais, ce document doit également laisser apparaitre les nom et prénoms du président de l’assemblée générale. Il peut s’agir ainsi du dirigeant de la structure ou bien d’une autre personne.

En outre, il importe de stipuler dans le corps de ce document :

Pour finir, ce procès-verbal d’assemblée doit mentionner l’heure de levée de la séance. Sans oublier la signature des gérants de l’entreprise ou le cas échéant du président de séance. Dans le cas des SNC, par contre, ce document doit également être signé par chaque associé présent à l’AG.

Bon à savoir

Le PV d’assemblée générale doit spécifier avant le détail des résolutions l’ordre du jour abordé pendant la réunion.

Si une résolution a été prise à l’unanimité par les associés, il est primordial de le préciser dans ce document.

Pour les SA

En plus des mentions citées ci-dessus, un procès-verbal d’assemblée de SA doit aussi faire figurer :

  • Le mode de convocation
  • La composition du bureau (identité du président et du secrétaire de séance ainsi que des deux scrutateurs)
  • Le nombre d’actions participant aux votes
  • Le quorum atteint
  • Toute éventuelle difficulté technique de transmission ayant perturbé le bon déroulement de l’AG

Enfin, tous les membres du bureau doivent apposer leur signature sur ce document.

Cas des SARL

Outre les mentions obligatoires classiques, un PV d’assemblée de SARL doit également contenir les indications suivantes :

  • La qualité du président de l’assemblée
  • Le nombre de parts sociales détenues par chacun des associés de l’entreprise

Comme pour les SA, le PV d’AG d’une SARL doit aussi faire mention de toute survenance éventuelle d’un incident technique qui a perturbé le déroulement de la réunion.

Erreur sur le PV d’AG : que faire ?

La rédaction du PV d’AG incombe le plus souvent à l’un des gérants de la société. Mais, cette tâche peut également revenir à une autre personne pourvu qu’elle dispose des compétences nécessaires. Le secrétaire de séance, le juriste de l’entreprise ou encore l’expert-comptable ont ainsi tout à fait la possibilité de rédiger ce document. Bien évidemment, l’erreur est humaine. Aussi, il n’est pas à écarter que le rédacteur du procès-verbal oublie certaines informations importantes, voire commet des erreurs. Ce qui entraine la nullité du document et l’annulation de l’assemblée générale.

Heureusement, il est parfaitement bien possible de procéder à l’ajout, à la suppression et à la rectification du PV d’assemblée générale. Pour ce faire, il suffit de respecter les règles applicables aux corrections des actes établis en la forme authentique. Et pour cause, il n’existe aucune règle spécifique en droit des sociétés concernant les modalités de correction d’un PV d’AG.

Dans quels cas est-il essentiel de rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?

Constitution d’une entreprise, modification statutaire, dissolution et liquidation de la société, nombreuses sont les situations qui imposent la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale.

L’intérêt de rédiger un procès-verbal d’assemblée générale lors de la constitution d’une entreprise

Que ce soit pour créer une SAS, une SARL, une SCI ou toute autre entreprise, il est de rigueur d’établir un procès-verbal d’assemblée générale. De fait, il fait partie des pièces justificatives (statuts constitutifs…) à déposer au greffe pour la création d’une société. Il permet d’ailleurs d’attester de l’accord des associés qui ont souhaité monter une structure.

Les modifications statutaires

Changement de dirigeant, transfert de siège, augmentation ou réduction de capital, cession des parts sociales…, pour toute modification majeure intervenant dans la vie de la société, une mise à jour des statuts s’impose. Dans ce cas, l’établissement d’un procès-verbal d’AG est une nécessité. Ce document permet en effet de vérifier le consentement des associés quant à la mise en œuvre de ce changement.

La procédure de dissolution-liquidation

Le PV d’AG de dissolution permet de constater la décision des associés sur le fait de dissoudre la société. Par ailleurs, il figure dans le dossier de dissolution qui doit être déposé au greffe du tribunal de commerce pour l’enclenchement de la procédure dissolution-liquidation qui aboutira à la radiation de l’entreprise.

Complétez votre information avec nos autres articles

Quand peut on distribuer des dividendes
Quand peut-on distribuer des dividendes ?
Les obligations comptables d'une société
Les obligations comptables d’une société
Comment établir un devis ? Qu'est-ce qui est obligatoire ?
Faire un devis
Les différents inventaires à réaliser et comment les réaliser
Les différents inventaires à réaliser et comment procéder ?

Liens utiles

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.